Privacy Policy
Last updated: 13 October 2026
In accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) 2016/679 and Spanish Organic Law 3/2018 (LOPDGDD), this policy explains how personal data is handled when you use this website, get in touch through it, or use its chat assistant.
- Data controllerMatthew Armitage, trading as Valencia Counselling
- NIF/NIEY4774989L
- Fiscal addressAv. Ausias March 35, 8th floor, 46013 Valencia, Spain
- Data protection contacthello@valencia-counselling.com
This policy covers visitors to this website and people who contact the practice through it. People who become clients are also covered by section 8 and the Client Privacy Notice below.
1. What data is collected, and why
- Contact form. Only the details you choose to enter (such as your name, email address and message). The sole purpose is to reply to your enquiry. This data is not used for marketing and is not shared with anyone other than the service providers listed in section 5, who are needed to deliver your message to me.
- Email and WhatsApp. If you contact me by email or WhatsApp, I receive your contact details and the content of your message, and use them only to reply. WhatsApp is operated by Meta Platforms and is subject to its own privacy policy.
- Chat assistant. I do not store chat transcripts, and the conversation stays in your browser only while the page is open. To produce replies, what you type is sent to Cloudflare, Inc. (which relays messages) and Anthropic (whose AI model writes the replies), and is used only to generate the reply. Anthropic acts as my data processor. Under Anthropic’s published terms, conversation content is not retained by default, but it may be kept where Anthropic’s automated safety systems flag it or where the law requires. I do not record or keep your IP address or location myself, although providers process technical data such as an IP address in order to deliver the service. Please do not share personal or identifying details in the chat, and do not use it in an emergency.
- Website hosting and technical data. This website is hosted by IONOS Cloud Ltd. (a United Kingdom company), on servers in Germany. Like any web server, it may automatically record technical data (IP address, date and time, pages requested) in server logs for security and operation. The pages also load fonts and code libraries from Google Fonts and jsDelivr, so your IP address is sent to those providers when a page loads.
- Analytics. If you accept analytics cookies, Google Analytics collects information about how you use this website. See section 2.
2. Cookies and analytics
This website uses Google Analytics (GA4), a service provided by Google, to understand how the site is used (for example, which pages are visited). Google Analytics uses cookies and similar technologies and only runs if you accept analytics cookies in the cookie banner, which is provided by Silktide Consent Manager (loaded from jsDelivr) and remembers your choice on your device. You can change or withdraw your choice at any time using the cookie settings icon at the bottom left of any page, and you can delete cookies in your browser settings. No advertising cookies are used.
| Cookie | Provider | Purpose | Typical duration |
|---|
_ga | Google | Distinguishes visitors for analytics | 2 years |
_ga_T2C6BG3TGX | Google | Keeps session state for analytics | 2 years |
3. Legal basis
- Contact form: your consent (Article 6.1.a GDPR), given by ticking the acceptance box before sending the form.
- Analytics cookies: your consent (Article 6.1.a GDPR and Article 22.2 of the LSSI-CE), given through the cookie banner.
- Email, WhatsApp and the chat assistant: my legitimate interest in answering enquiries and questions from visitors (Article 6.1.f GDPR).
- Hosting and security logs: my legitimate interest in operating the website securely (Article 6.1.f GDPR).
4. How long data is kept
Messages received through the contact form, email or WhatsApp are kept only for as long as needed to resolve your enquiry, or until you ask for them to be deleted. Chat conversations are not stored by me. Analytics data is kept for the period set in Google Analytics. Client records are kept as described in the Client Privacy Notice below.
5. Recipients and international transfers
Personal data is shared only with providers that help run the service, acting on my instructions:
- Web3Forms: delivers contact form messages to my email.
- IONOS Cloud Ltd. (United Kingdom): website hosting and email, on servers in Germany.
- Cloudflare, Inc.: relays chat messages.
- Anthropic: AI model that writes the chat replies.
- Google: Google Analytics (only if you accept analytics cookies) and Google Fonts.
- jsDelivr: serves code libraries when pages load.
I have a data processing agreement in place with each of these providers, accepted when I signed up to their services. Some of them are based in, or process data in, the United States, the United Kingdom or other countries outside the European Economic Area. Transfers rely on safeguards such as the EU–US Data Privacy Framework, an EU adequacy decision or standard contractual clauses, as set out in each provider’s data processing terms.
6. Your rights
You can ask for access to, rectification of, erasure of (“right to be forgotten”), restriction of, or objection to the processing of your data, and for portability of data you have provided, by emailing hello@valencia-counselling.com. Where processing is based on consent, you can withdraw it at any time without affecting what was done before. I may ask you to confirm your identity only if there is reasonable doubt about who is asking. You also have the right to lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency (AEPD), www.aepd.es.
7. Automated decisions
The chat assistant only answers general questions about the services on this website. No decisions with legal or similarly significant effects are made about you by automated means.
8. Clients
If you become a client, I handle your personal data in order to provide counselling sessions. This can include information about your wellbeing, which is a special category of data under the GDPR and is processed on the basis of your explicit consent (Article 9.2.a GDPR). Sessions are held by video using Google Meet, Microsoft Teams or Zoom, are encrypted, and are never recorded. How your data is handled for counselling is set out in the Client Privacy Notice below.
Client Privacy Notice
Last updated: 13 October 2026
This notice applies if you become a client of Valencia Counselling. It adds to the Privacy Policy above, and explains what happens to the personal data involved in counselling sessions.
Who is responsible
Matthew Armitage, trading as Valencia Counselling (details at the top of this page). You can contact me about your data at hello@valencia-counselling.com.
What data I hold
- Your name and contact details, and the dates of your sessions.
- What you tell me in sessions about your wellbeing and circumstances, as recorded in your client record. This is health-related information, a special category of data under the GDPR.
- Emails and WhatsApp messages between us, such as those used to arrange sessions.
- Records of payments you make by Bizum or bank transfer, which I must keep for tax and accounting purposes, for as long as the law requires.
Why I use it, and the legal basis
- To provide counselling sessions to you: performance of our agreement (Article 6.1.b GDPR) and, for information about your wellbeing, your explicit consent (Article 9.2.a GDPR). Before your first session I will email you this notice and ask you to reply confirming that you have read it and give that consent. You can withdraw it at any time.
- Tax and accounting records: a legal obligation (Article 6.1.c GDPR).
- Keeping records in case of legal claims: my legitimate interest and the establishment, exercise or defence of legal claims (Articles 6.1.f and 9.2.f GDPR).
Your data is never sold and is never used for marketing.
Video sessions
Sessions are held by video using Google Meet, Microsoft Teams or Zoom, whichever works best for you. They are encrypted and I never record them. These platforms process connection data under their own terms and the data processing agreements I have with them.
Who receives your data
Only the providers needed to run the service, acting on my instructions: IONOS Cloud Ltd. (email, with servers in Germany), the video platform we use, and the banks or payment services involved in your payments. Your data is disclosed to public authorities, courts or the AEPD only where the law requires it.
Storage and security
Your client record and my notes are kept locally and are password protected. Emails are held with my email provider, IONOS Cloud Ltd.
Retention period and data locking
Pursuant to Article 46 of Ley 10/2014 de Salud de la Comunitat Valenciana, the records (historia clínica) of adult clients must be preserved for a minimum period of 5 years from the end of the last counselling process or the final session. It is expressly clarified that if the client resumes counselling at any point within this period, the 5-year clock will completely restart from the date of the final session of that new counselling process. During this period, in compliance with Spanish data protection law (LOPDGDD), the data will remain “blocked” (restricted from active daily use) in a separate secure repository, available exclusively to address potential legal, judicial, or administrative liabilities. Once this period fully expires without further counselling, the records will be permanently and securely destroyed.
Subjective notes
The client is informed that, under prevailing Spanish regulations, the right to access one’s client record does not include the professional’s strictly subjective notes or internal working impressions kept solely as a memory aid for the therapist, which are kept separate from the official client record.
Your rights
You have the rights of access, rectification, erasure, restriction, objection and portability described in section 6 of the Privacy Policy above, and you can complain to the AEPD. Where the law requires me to keep your record, a request for erasure leads to your data being blocked, as described under “Retention period and data locking”, and destroyed when the period ends.
Política de Privacidad
Última actualización: 13 de octubre de 2026
De conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE 2016/679 y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), esta política explica cómo se tratan los datos personales cuando usted utiliza este sitio web, se pone en contacto a través de él o usa su asistente de chat.
- Responsable del tratamientoMatthew Armitage, con nombre comercial Valencia Counselling
- NIF/NIEY4774989L
- Domicilio fiscalAv. Ausias March 35, planta 8, 46013 Valencia, España
- Contacto de protección de datoshello@valencia-counselling.com
Esta política se aplica a los visitantes de este sitio web y a las personas que contactan con la consulta a través de él. Las personas que pasan a ser clientes se rigen además por el apartado 8 y el Aviso de Privacidad para Clientes que figura más abajo.
1. Datos recogidos y finalidad
- Formulario de contacto. Solo los datos que usted decide introducir (como su nombre, correo electrónico y mensaje). La única finalidad es responder a su consulta. Estos datos no se utilizan para marketing y no se comunican a nadie salvo a los proveedores de servicios indicados en el apartado 5, necesarios para hacerme llegar su mensaje.
- Correo electrónico y WhatsApp. Si me contacta por correo electrónico o WhatsApp, recibo sus datos de contacto y el contenido de su mensaje, y los uso únicamente para responderle. WhatsApp es operado por Meta Platforms y se rige por su propia política de privacidad.
- Asistente de chat. No almaceno las conversaciones del chat, que permanecen en su navegador solo mientras la página está abierta. Para generar las respuestas, lo que usted escribe se envía a Cloudflare, Inc. (que transmite los mensajes) y a Anthropic (cuyo modelo de inteligencia artificial redacta las respuestas), y se utiliza únicamente para generar la respuesta. Anthropic actúa como mi encargado del tratamiento. Según los términos publicados por Anthropic, el contenido de las conversaciones no se conserva por defecto, pero puede conservarse cuando sus sistemas automáticos de seguridad lo marquen o cuando la ley lo exija. Yo no registro ni conservo su dirección IP ni su ubicación, aunque los proveedores tratan datos técnicos, como la dirección IP, para prestar el servicio. Le pedimos que no comparta datos personales ni identificativos en el chat y que no lo utilice en caso de emergencia.
- Alojamiento web y datos técnicos. Este sitio web está alojado en IONOS Cloud Ltd. (empresa del Reino Unido), en servidores situados en Alemania. Como cualquier servidor web, puede registrar automáticamente datos técnicos (dirección IP, fecha y hora, páginas solicitadas) en sus registros por motivos de seguridad y funcionamiento. Las páginas también cargan tipografías y bibliotecas de código desde Google Fonts y jsDelivr, por lo que su dirección IP se envía a esos proveedores al cargar una página.
- Analítica. Si acepta las cookies de analítica, Google Analytics recoge información sobre cómo utiliza este sitio web. Consulte el apartado 2.
2. Cookies y analítica
Este sitio web utiliza Google Analytics (GA4), un servicio de Google, para entender cómo se usa el sitio (por ejemplo, qué páginas se visitan). Google Analytics utiliza cookies y tecnologías similares y solo se activa si usted acepta las cookies de analítica en el aviso de cookies, que ofrece Silktide Consent Manager (cargado desde jsDelivr) y que recuerda su elección en su dispositivo. Puede cambiar o retirar su elección en cualquier momento mediante el icono de configuración de cookies situado abajo a la izquierda de cualquier página, y puede eliminar las cookies en la configuración de su navegador. No se utilizan cookies publicitarias.
| Cookie | Proveedor | Finalidad | Duración habitual |
|---|
_ga | Google | Distingue a los visitantes para la analítica | 2 años |
_ga_T2C6BG3TGX | Google | Mantiene el estado de la sesión para la analítica | 2 años |
3. Base jurídica del tratamiento
- Formulario de contacto: su consentimiento (artículo 6.1.a del RGPD), otorgado al marcar la casilla de aceptación antes de enviar el formulario.
- Cookies de analítica: su consentimiento (artículo 6.1.a del RGPD y artículo 22.2 de la LSSI-CE), otorgado a través del aviso de cookies.
- Correo electrónico, WhatsApp y asistente de chat: mi interés legítimo en atender las consultas y preguntas de los visitantes (artículo 6.1.f del RGPD).
- Alojamiento y registros de seguridad: mi interés legítimo en hacer funcionar el sitio web de forma segura (artículo 6.1.f del RGPD).
4. Plazo de conservación
Los mensajes recibidos a través del formulario de contacto, el correo electrónico o WhatsApp se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para resolver su consulta o hasta que solicite su supresión. Yo no almaceno las conversaciones del chat. Los datos de analítica se conservan durante el periodo configurado en Google Analytics. Los registros de clientes se conservan según lo descrito en el Aviso de Privacidad para Clientes que figura más abajo.
5. Destinatarios y transferencias internacionales
Los datos personales solo se comunican a proveedores que ayudan a prestar el servicio, siguiendo mis instrucciones:
- Web3Forms: entrega los mensajes del formulario de contacto a mi correo electrónico.
- IONOS Cloud Ltd. (Reino Unido): alojamiento web y correo electrónico, en servidores situados en Alemania.
- Cloudflare, Inc.: transmite los mensajes del chat.
- Anthropic: modelo de inteligencia artificial que redacta las respuestas del chat.
- Google: Google Analytics (solo si acepta las cookies de analítica) y Google Fonts.
- jsDelivr: sirve bibliotecas de código al cargar las páginas.
Tengo suscrito un contrato de encargado del tratamiento con cada uno de estos proveedores, aceptado al contratar sus servicios. Algunos de ellos están establecidos, o tratan datos, en Estados Unidos, el Reino Unido u otros países fuera del Espacio Económico Europeo. Las transferencias se apoyan en garantías como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., una decisión de adecuación de la UE o las cláusulas contractuales tipo, según los términos de tratamiento de datos de cada proveedor.
6. Derechos del usuario
Usted puede solicitar el acceso, la rectificación, la supresión («derecho al olvido»), la limitación o la oposición al tratamiento de sus datos, así como la portabilidad de los datos que haya facilitado, escribiendo a hello@valencia-counselling.com. Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte a lo realizado anteriormente. Solo le pediré que acredite su identidad si existen dudas razonables sobre quién realiza la solicitud. Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es.
7. Decisiones automatizadas
El asistente de chat solo responde a preguntas generales sobre los servicios de este sitio web. No se adoptan sobre usted decisiones con efectos jurídicos o significativamente similares por medios automatizados.
8. Clientes
Si usted pasa a ser cliente, trato sus datos personales para prestar las sesiones de counselling. Esto puede incluir información sobre su bienestar, que es una categoría especial de datos conforme al RGPD y se trata sobre la base de su consentimiento explícito (artículo 9.2.a del RGPD). Las sesiones se realizan por videollamada mediante Google Meet, Microsoft Teams o Zoom, están cifradas y nunca se graban. El tratamiento de sus datos para el counselling se explica en el Aviso de Privacidad para Clientes que figura más abajo.
Aviso de Privacidad para Clientes
Última actualización: 13 de octubre de 2026
Este aviso se aplica si usted pasa a ser cliente de Valencia Counselling. Complementa la Política de Privacidad anterior y explica qué ocurre con los datos personales que intervienen en las sesiones de counselling.
Responsable
Matthew Armitage, con nombre comercial Valencia Counselling (datos al inicio de esta página). Puede contactar conmigo sobre sus datos en hello@valencia-counselling.com.
Qué datos conservo
- Su nombre y datos de contacto, y las fechas de sus sesiones.
- Lo que me cuenta en las sesiones sobre su bienestar y sus circunstancias, tal como queda recogido en su expediente de cliente. Es información relacionada con la salud, una categoría especial de datos conforme al RGPD.
- Los correos electrónicos y mensajes de WhatsApp entre ambos, como los usados para concertar sesiones.
- Los registros de los pagos que realice por Bizum o transferencia bancaria, que debo conservar por razones fiscales y contables durante el tiempo que exija la ley.
Para qué los uso y base jurídica
- Para prestarle las sesiones de counselling: ejecución de nuestro acuerdo (artículo 6.1.b del RGPD) y, para la información sobre su bienestar, su consentimiento explícito (artículo 9.2.a del RGPD). Antes de su primera sesión le enviaré este aviso por correo electrónico y le pediré que responda confirmando que lo ha leído y que otorga ese consentimiento. Puede retirarlo en cualquier momento.
- Registros fiscales y contables: obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD).
- Conservación de registros ante posibles reclamaciones: mi interés legítimo y la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones (artículos 6.1.f y 9.2.f del RGPD).
Sus datos nunca se venden ni se utilizan para marketing.
Sesiones por videollamada
Las sesiones se realizan por videollamada mediante Google Meet, Microsoft Teams o Zoom, la que mejor le funcione. Están cifradas y yo nunca las grabo. Estas plataformas tratan datos de conexión conforme a sus propios términos y a los contratos de encargado del tratamiento que tengo con ellas.
Quién recibe sus datos
Solo los proveedores necesarios para prestar el servicio, siguiendo mis instrucciones: IONOS Cloud Ltd. (correo electrónico, con servidores en Alemania), la plataforma de videollamada que utilicemos y los bancos o servicios de pago que intervengan en sus pagos. Sus datos solo se comunican a autoridades públicas, tribunales o la AEPD cuando la ley lo exija.
Almacenamiento y seguridad
Su expediente de cliente y mis anotaciones se conservan en local y están protegidos con contraseña. Los correos electrónicos se conservan en mi proveedor de correo, IONOS Cloud Ltd.
Plazo de conservación y bloqueo
De conformidad con el artículo 46 de la Ley 10/2014 de Salud de la Comunitat Valenciana, la historia clínica de los clientes adultos se conservará obligatoriamente durante un plazo mínimo de 5 años, a contar desde la finalización del último proceso de counselling o de la última sesión realizada. Se aclara expresamente que si el cliente reinicia el counselling en cualquier momento dentro de este periodo, el plazo de 5 años se reiniciará por completo a partir de la fecha de la última sesión de dicho nuevo proceso. Durante este periodo, de acuerdo con la LOPDGDD, los datos permanecerán bloqueados en un soporte separado con acceso restringido, estando disponibles exclusivamente para atender posibles responsabilidades legales, judiciales o de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), procediéndose a su destrucción segura una vez finalizado dicho plazo de forma definitiva.
Anotaciones subjetivas
Se informa al cliente de que, según el marco jurídico vigente, el derecho de acceso a la historia clínica no se extiende a las anotaciones y apuntes estrictamente subjetivos o de trabajo interno que el profesional pueda tomar para su memoria, los cuales se mantienen al margen del expediente oficial.
Sus derechos
Usted tiene los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad descritos en el apartado 6 de la Política de Privacidad anterior, y puede reclamar ante la AEPD. Cuando la ley me obligue a conservar su expediente, una solicitud de supresión conlleva el bloqueo de sus datos, como se describe en «Plazo de conservación y bloqueo», y su destrucción al terminar el plazo.